Hürden bei der digitalen
Jahreshauptversammlung
Digitale Mitglieder-Versammlungen rechtssicher durchführen.
JEDER MUSS TEILNEHMEN KÖNNEN
Das klingt grundsätzlich erstmal logisch, ist jedoch nicht immer sichergestellt. Als Vorstand müssen Sie sicherstellen, dass jedes Mitglied die Möglichkeit hat teilnehmen zu können. Dabei ist es irrelevant, ob das Mitglied teilnehmen will oder nicht. Verwenden Sie also bspw. ein Online-Konferenz-Tool wie Zoom, WebEx oder Microsoft Teams, müssen Sie im Voraus überprüfen, dass alle Mitglieder die Möglichkeit eines Internet-Zugangs haben. Haben Sie von allen Mitgliedern bspw. eine E-Mail Adresse, dürfen Sie davon ausgehen, dass ein Internet-Zugang vorhanden ist. Sollte ein Mitglied keinen Internet-Zugang haben, können Sie ihm zum Beispiel eine Teilnahme per Telefon anbieten. Die allermeisten Konferenz-Tools bieten die Einwahl per Telefon an.
Datenschutz
Unabhängig davon, welche Systeme Sie verwenden, müssen Sie prüfen ob diese den Datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen. In den meisten Fällen dürfte das kein Problem sein. Eine pauschale Aussage hierzu ist jedoch nicht möglich. Bitte prüfen Sie daher Ihre Datenschutzerklärung und fragen ggf. Ihren Datenschutzverantwortlichen im Verein. Soweit vom Anbieter der Software angeboten, schließen Sie bitte einen sogenannten AV-Vertrag mit diesem ab. Diesen können Sie in den meisten Fällen ganz einfach und mit wenigen Klicks bestätigen.
Abstimmungsverfahren
Bei Abstimmungen oder Wahlen müssen Sie sich vorab Gedanken machen, wie diese durchgeführt werden sollen. Das einfachste Verfahren ist hier das Umlaufverfahren, bei dem Sie jedes Mitglied direkt befragen – ggf. auch im Voraus per Brief. Dies können Sie in der Online-Konferenz direkt machen. In Vorstandssitzungen reicht das aus, ist bei mehr Teilnehmern jedoch unpraktikabel. Deutlich komfortabler geht es mit einer Online-Abstimmung. Dafür können Sie jedoch nicht einfach irgendein Umfrage-Programm wie Google Forms nutzen. Das Programm muss sicherstellen können, dass jedes Mitglied nur einmal je Abstimmung seine Stimme abgeben kann. Außerdem ist zu protokollieren, wer abgestimmt hat. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie zusätzlich die Briefwahl anbieten. Abhängig davon ob Sie offen oder geheim abstimmen, darf kein Rückschluss von der einzelnen Stimme auf das jeweilige Mitglied möglich sein. Die Nutzung von Funktionen wie „Hand heben“ in Ihrem Konferenztool reicht für eine rechtssichere Abstimmung nicht aus.